プライバシーポリシー｜静岡県及び東海エリアを中心とした地域密着型EAP専門会社

プライバシーポリシー

株式会社フジEAPセンター　個人情報保護方針

株式会社フジEAPセンター（以下、「当社」といいます）は、「お客様からも従業員からも選ばれ続ける誠実で魅力あるEAP専門会社を創る」を経営理念に掲げております。当社はこの理念に基づき、サービスを継続的・発展的に提供する上で、お客様の個人情報保護が極めて重要な問題であることを認識します。個人情報の取扱いには厳正かつ細心の安全管理を行い、お客様の信頼にお応えすると共に、この方針を定め、すべての役員及び従業員に周知し、この方針を常に念頭におき、個人情報保護に万全を尽くしてまいります。当社では、お客様の個人情報を以下の基本方針に従って取り扱います。

基本方針

当社は、個人情報の保護に関係する日本の法令、国が定める指針、JIS Q 15001、その他の規範を遵守します。また、当社は、本方針を含む個人情報保護マネジメントシステム（PMS、以下、「当社規程」といいます）を着実に実施し、維持すると共に、その内容を継続的に見直し、その改善に努めます。見直しは、社会情勢や事業内容の変化などに応じ、定期的または状況に即し適宜、実施いたします。
当社は、個人情報保護に関する管理組織体制を確立すると共に、役員、正社員、契約社員、嘱託社員、パートタイマーを含めたすべての当社の従業員に対し、個人情報保護に関する教育を定期的に実施し、当社規程の周知、その遵守徹底に努めます。
当社は、当社の事業の内容や規模を考慮した適切な個人情報の取扱い（取得、利用及び提供）を行います。個人情報の取扱いは、正当な当社の事業活動の範囲内で行い、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱い（目的外利用）を行いません。また、目的外利用を行わないための措置を講じます。
当社は、個人情報の取扱いの各局面におけるリスクを認識した上で、必要かつ適切な安全管理策、セキュリティを講じることにより、個人情報を正確かつ最新の状態に保つと共に、個人情報の漏えい、滅失またはき損の防止及び是正に努めます。
当社は、あらかじめ本人の同意のある場合、または法令で許容されている場合を除き、通知もしくは公表した利用目的、または取得の状況から明らかな利用目的のためのみに個人情報を利用するものとし、目的外利用はいたしません。あらかじめ通知もしくは公表した利用目的の範囲を超えてお客様の個人情報を利用する必要が生じた場合には、お客様にその旨をご連絡し、本人の同意をいただいた上で利用することといたします。
当社は、あらかじめ本人の同意のある場合、または法令で許容されている場合を除き、当社の業務の委託先以外の第三者には個人情報の開示または提供をいたしません。
当社は、当社の取り扱う個人情報を第三者に提供する場合は、契約による義務付けの方法により、その第三者からの漏えい・再提供の防止などを図ります。
当社は、開示対象個人情報の確認、訂正などのご相談を希望される場合、または当社の個人情報の取扱いに関しご不満な点をお持ちになられ、苦情を寄せられる場合、いずれの場合も誠実かつ迅速に対応いたします。予めお知らせした当社対応窓口までお申し出ください。

制定　平成18年8月1日
改定　平成27年6月1日
最終改定　令和3年6月1日
株式会社フジEAPセンター
代表取締役　坂部善久

当社の個人情報保護方針の、一般の方への公開・公表について

当社は、本方針を当社全従業員（役員含む）に対し周知徹底させると共に、当社ホームページ上に公開・公表することにより、一般の方が入手可能な措置を講じています。

当社の個人情報の取扱いに関する苦情及び相談の受付窓口

本方針についてのお問い合わせ、当社の個人情報の取扱いに関する苦情、開示などの請求、お問い合わせなどにつきましては、下記受付窓口までお電話によりお申し出ください。

株式会社フジEAPセンター　静岡県静岡市葵区伝馬町16-7 シルクスクエア本館5階
電話：054-251-6500　Eメールでのお問い合わせは

個人情報の取扱いについて

当社が取り扱う個人情報の利用目的

(1) ご本人から直接書面によって取得する個人情報（ホームページや電子メールなどによるものを含む）の利用目的

取得に先立ち、ご本人に対し書面により明示します。

(2) 前項以外の方法によって取得する個人情報の利用目的

	「個人情報」の類型	利用目的
1	EAPサービス及びコンプライアンス支援サービスに関連するお客様の個人情報	（1）EAPサービス及びコンプライアンス支援サービス提供のための利用・各種サービスの遂行及び運営管理・希望者に対する情報提供（郵送物の発送・電子メール送信）・当社契約カウンセラー及び提携先（医療機関、相談機関）、顧問医・顧問弁護士との連携（2）サービス向上のための利用・当社契約カウンセラー及び従業員に対する教育・個人が特定されない統計情報としての利用・より良い商品・サービス開発のためのアンケート調査実施
2	履歴書など、当社求人への応募者に関する個人情報	（1）応募者から提出された書類をもとに、当社への入社のための選考・審査を行うため（2）当社担当者が、採用か否かの選考・審査結果を、応募者に対し連絡するため
3	過去にお会いした企業・団体の人事担当者様等の名刺に関する個人情報	年に数回程度の案内（DM、メール）を送付するため
4	取引先から委託を受けた個人情報	当該取引先と顧客との業務契約履行のため

保有個人データに関する事項の周知

当社で保有している開示対象個人情報に関して、ご本人様またはその代理人様からの利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の請求（以下、「開示などの請求」といいます）につきましては、以下の要領にて対応させていただきます。

a）事業者の名称

株式会社フジEAPセンター
住所：静岡県静岡市葵区伝馬町16-7シルクスクエア本館5階
代表者名：坂部善久

b）個人情報の管理責任者

管理者名：坂部善久
職名：代表取締役
所属：株式会社フジEAPセンター
連絡先：電話 054-251-6500

c）すべての保有個人データの利用目的

	「個人情報」の類型	利用目的
1	お客様に関する情報	（1）EAPサービス及びコンプライアンス支援サービス提供のための利用・各種サービスの遂行及び運営管理・希望者に対する情報提供（郵送物の発送・電子メールの送信）・当社契約カウンセラー及び提携先（医療機関、相談機関）、顧問医・顧問弁護士との連携（2）サービス向上のための利用・当社契約カウンセラー及び従業員に対する教育・個人が特定されない統計情報としての利用・より良い商品・サービス開発のためのアンケート調査実施
2	お取引先の皆様（役員、社員など）に関する情報	（1）業務上、必要な諸連絡を継続的に行う（お問い合わせ対応含む）（2）電話、メール、郵送、FAXなどにより、当社のサービス・商品・催し物などのご案内の送付（3）ご注文いただいた各種サービスの遂行（契約の履行）、または商品の発送（4）取引先情報管理（見積書・請求書管理、支払処理・入金管理）
3	当社主催の各種セミナーに参加された皆様に関する情報	（1）当社担当者が参加者と、業務上、必要な連絡を行う（お問い合わせ対応含む）（2）電話、メール、郵送、FAXなどにより、当社のサービス・商品・催し物などのご案内の送付
4	履歴書など、当社求人への応募者の皆様に関する情報	（1）応募者（インターンシップを含む）への採用情報などの提供・連絡及び採用選考（2）当社での採用業務管理
5	従業員、業務委託者の個人情報	人事管理、労務管理などを行うため業務上必要な連絡のため

d）保有個人データの取扱いに関する苦情の申し出先

株式会社フジEAPセンター
静岡県静岡市葵区伝馬町16-7 シルクスクエア本館5階
管理部　個人情報問い合わせ係
電話：054-251-6500　Eメールでのお問い合わせは

e）認定個人情報保護団体

当社は、下記の認定個人情報保護団体の対象事業者です。
当社の個人情報の取扱いに関する苦情については、下記へお申し出いただくこともできます。
一般財団法人日本情報経済社会推進協会

個人情報保護苦情相談室
〒106-0032 東京都港区六本木一丁目9番9号六本木ファーストビル内
電話：03-5860-7565 0120-700-779

f）保有個人データの開示などの求めに応じる手続き

1）開示などの求めの申し出先

開示などのお求めは、上記個人情報問い合わせ係にお申し出ください。

2）開示などの求めに関するお手続き

1.お申し出受付け後、当社からご利用いただく所定の請求書様式を郵送いたします。
- ・利用目的の通知の場合：「開示対象個人情報利用目的通知請求書」
- ・開示の場合：「開示対象個人情報開示請求書」
- ・訂正、追加または削除の場合、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の場合：「開示対象個人情報訂正等及び利用停止等請求書」
2.ご記入いただいた請求書、代理人によるお求めの場合は代理人であることを確認する書類、手数料分の郵便為替（利用目的の通知ならびに開示の請求の場合のみ）を上記個人情報問い合わせ係までご郵送ください。
3.上記請求書を受領後、ご本人確認のため、当社に登録していただいている個人情報のうちご本人確認可能な2項目程度（例：電話番号と生年月日など）の情報を確認させていただきます。
4.回答は原則としてご本人に対して書面（封書郵送）にて行います。

3）代理人によるお求めの場合、代理人であることを確認する資料

開示などをお求めになる方が代理人様である場合は、代理人であることを証明する資料及び代理人様ご自身を証明する資料を同封してください。各資料に含まれる本籍地情報は都道府県までとし、それ以降の情報は黒塗りなどの処理をしてください。

1.代理人であることを証明する資料

＜開示などの求めをすることにつき本人が委任した代理人様の場合＞

本人の委任状（原本）

＜代理人様が未成年者の法定代理人の場合＞いずれかの写し

戸籍謄本
住民票（続柄の記載されたもの）
その他法定代理権の確認ができる公的書類

＜代理人様が成年被後見人の法定代理人の場合＞いずれかの写し

後見登記などに関する登記事項証明書
その他法定代理権の確認ができる公的書類
2.代理人様ご自身を証明する資料
- 運転免許証
- パスポート
- 健康保険の被保険者証
- 住民票
- 住民基本台帳カード

4）留意事項

以下の場合は対応できないことがあります。

・本人確認がとれない場合（仮名や匿名の相談など）
・代理人申請の場合に代理権の確認がとれない場合
・本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
・本人の心身状況を悪化させるおそれがある場合
・当社業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれある場合
・法令に違反することとなる場合

5）利用目的の通知または開示のお求めについての手数料

1回のお求めにつき1,000円（お送りいただく請求書などに郵便為替を同封していただきます）

g）個人情報の取扱体制や講じている措置の内容

1）基本方針の策定

個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等について「個人情報保護方針」を策定しています。

2）個人データの取扱いに係る規律の整備

取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人情報保護規程を策定しています。

3）組織的安全管理措置

①個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。
②個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しています。

4）人的安全管理措置

①個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。
②個人データを含む秘密保持に関する誓約書の提出を全従業者から受けています。

5）物理的安全管理措置

①個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を講じています。
②個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を講じています。

6）技術的安全管理措置

①アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
②個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

以上

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